Digitalizace. Pojem, který se na české firmy valí z každé strany jako lavina. Poslední roky navíc přichází ruku v ruce s umělou inteligencí. Možná je to příběh i Vaší firmy, ve které digitalizujete vše, co jen můžete a papír se pomalu začíná stávat neznámým slovem. A proč ne. Doba si to žádá a s digitalizací přichází také vyšší míra zabezpečení firemních dokumentů a procesů, což je čím dál důležitější.
Na jedno odvětví se však v honu za digitalizací firemních procesů velmi často zapomíná. Jedná se o komunikaci mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem, který je v tomto případě zastoupený HR oddělením a mzdovou účetní. Schválně se zajděte začátkem roku podívat ke kancelářím svých “mzdovek”. Pravděpodobně se potkáte s frontou zaměstnanců, kteří budou v rukách netrpělivě svírat růžové prohlášení daňového poplatníka. Čas od času ze dveří vyjde unavená mzdová účetní, aby vybrala další papíry. Škvírou ve dveřích je možné zahlédnout pečlivě vyskládaný komínek již vybraných růžových prohlášení. Vrcholem digitalizace v této komunikaci často bývá výměna dokumentů e-mailem. Tím sice odpadá dlouhé čekání ve frontě, ale mohou vznikat nové problémy. E-mailová komunikace je náchylná k bezpečnostním únikům dat. Navíc se může nějaký důležitý dokument snadno ztratit v záplavě dalších e-mailů.
A přitom může být digitalizace této komunikace tak snadná a efektivní. Dokonce lze digitalizovat téměř veškeré předávané dokumenty a vyměňovat si je na jednom místě. HR Portál je navrhnut právě pro efektivní předávání dokumentů, jako je Prohlášení poplatníka daně. Díky tomu naši klienti šetří čas a minimalizuje chyby.
Obáváte se, že Vaši zaměstnanci vyplní Prohlášení poplatníka daně s chybami? Žádný strach. Průvodce v aplikaci provádí zaměstnance krok za krokem, takže celý proces je intuitivní a zvládnutelný i pro méně zkušené uživatele. Vaše mzdovky Vám napřesrok poděkují. Konečně se totiž zbaví papírových věží, které jim začátkem každého roku v kanceláři vyrostou. Zaměstnanci vyplní „růžové prohlášení” jednoduše v HR Portálu a veškeré dokumenty bude mít Vaše společnost uložené na jednom místě v šifrované komunikaci, což rapidně zvyšuje bezpečnost uložených dokumentů.
U bezpečnosti se krátce zastavím. Co myslíte, je bezpečnější mít data v zabezpečené šifrované aplikaci specializované pro komunikaci s HR. Nebo je bezpečnější posílat všechna tato data e-mailem? Odpověď pravděpodobně znáte. V e-mailové komunikaci hrozí únik nebo ztráta dat, což může být v případě úniku citlivých informací o zaměstnanci velice problematické.
Když digitalizace, tak pořádná. Přesně tímto jsme se řídili při vývoji HR Portálu. Proto si můžete se svými zaměstnanci přes HR Portál vyměňovat veškeré dokumenty, které uznáte za vhodné. Dokonce i výplatní pásky nebo jakékoliv další zaměstnanecké dokumenty.
Ať už jste firma s desítkami nebo stovkami zaměstnanci, či vidíte v digitalizaci smysl a přínos, využití HR Portálu je krokem k modernější a efektivnější organizaci.
Zaujal vás HR Portál a chtěli byste se o něm dozvědět víc? Neváhejte nás kontaktovat.
Autor: Jan Šrubař
