Automatické vytěžování faktur sníží náklady na přepisování dat až o 90 %
Digitalizovat je moderní a v mnoha oblastech velice efektivní. Dnes bych vám rád odvyprávěl příběh jedné účetní společnosti. Rok od roku rostl počet faktur, které účetní v této firmě museli ručně zpracovávat. Když se toto číslo vyšplhalo až na 100 000 zpracovaných faktur ročně, začalo to být časově i finančně neúnosné.
Ačkoliv měli zavedený účetní systém, velká část dat se stále zadávala ručně. Vedení společnosti si uvědomilo, že tento proces je nejen zdlouhavý, ale také nákladný a náchylný k chybám při ručním přepisování dat. Proto se rozhodli najít řešení, které by celý proces zefektivnilo a zlevnilo.
V té době se začaly na trhu čím dál více prosazovat první systémy umožňující automatické vytěžení faktur pomocí technologie OCR. Na první pohled to znělo jako sci-fi: software, který dokáže v takovém množství automaticky rozpoznat a zpracovat údaje z papírových i elektronických faktur a přímo je importovat do účetnictví? To zní skvěle. Čekáte nějaké ale? Bohužel Vás zklamu, žádný háček se nenašel a implementace mohla začít.
Dočetli jste až sem, a proto předpokládám, že vás digitalizace také zaujala a hledáte možnosti, jak svou společnost zefektivnit a zredukovat její papírovou zátěž. Pojďme se společně podívat, jak celý proces vytěžování faktur funguje:
- Příjem faktur: Faktury dorazí buď elektronicky (e-mailem, či jinou cestou ve formátu PDF), nebo fyzicky, kdy se naskenují. Takto získané faktury zašlete nástroji pro vytěžování.
- Automatické rozpoznání dat: Software pomocí technologie OCR (optické rozpoznávání znaků) extrahuje klíčové informace, jako jsou IČO, číslo faktury, datum splatnosti, částka, DPH a další.
- Validace dat: Systém automaticky porovná extrahovaná data s informacemi v ERP systému, aby zajistil jejich správnost. Pokud něco nesedí, upozorní uživatele, který má kdykoliv možnost vytěžené údaje upravit.
- Import do ERP: Po validaci jsou data přímo importována do ERP systému, kde se spárují s objednávkami nebo zařadí do účetnictví. Všechny následné akce po importu faktur do ERP systému lze předem definovat.
Vraťme se ale k příběhu účetní společnosti. Digitalizace by neměla být dramatickým příběhem, který vydá na několik knižních vydání na pokračování. Zkrátka a jednoduše po krátké implementaci a zaškolení uživatelů začal postupně systém přinášet své ovoce. Už po prvních týdnech se ukázalo, že technologie nejen šetří čas, ale také minimalizuje chyby. Místo toho, aby účetní tým trávil hodiny manuálním přepisováním dat, mohl se věnovat analytické práci a hledání úspor.
Co to znamená v řeči čísel?
- Úspora času: Zpracování faktur je o 80 % rychlejší.
- Přesnost: Chyby při zadávání dat se snížily na minimum.
- Transparentnost: Všechny faktury jsou snadno dohledatelné přímo v ERP systému.
- Spokojenější zaměstnanci: Administrativní tým oceňuje, že se zbavil monotónní práce.
- Úspora nákladů: Snížení pracnosti přispělo k ušetření až 90 % nákladů na práci s fakturami.
U úspory nákladů se krátce pozastavme a pojďte ji se mnou počítat. Řekněme, že čas potřebný pro zpracování jedné faktury jsou 3 minuty. Faktur ke zpracování je ročně 100 000, což odpovídá 300 000 minutám práce. Při průměru 160 pracovních hodin měsíčně se dostaneme k tomu, že zpracovat takové množství faktur by zabralo 31,25 měsíců. Abychom byli schopni faktury zpracovat v jednom roce, musíme zaměstnat 2 účetní na plný úvazek a navíc 1 na poloviční. Při dnešních mzdových nákladech se bavíme o téměř 2 milionech Kč v nákladech na zaměstnance. Nástroj na vytěžování faktur a čas strávený obsluhou vychází za stejné časové období na zhruba 200 000 Kč. Finanční úspora je tedy obrovská.
Připadá vám to jako pohádka na dobrou noc? Tento příběh se skutečně stal. Jedná se totiž o naši vlastní zkušenost.
A co vy? Jak dnes pracujete s došlými fakturami? Neváhejte se na nás obrátit v případě jakýchkoliv dotazů, rádi vám pomůžeme předat monotónní práci strojům.
Autor: Jan Šrubař
