S koncem roku má většina společností spojen i konec svého účetního období. Ke konci účetního období je každá společnost povinna provést fyzickou a dokladovou inventuru veškerého majetku a závazků. V tomto článku se zaměříme převážně na periodickou fyzickou inventuru zásob, která se provádí jednou za účetní období.
Kdy inventarizovat zásoby?
Zásoby je možné inventarizovat nejdříve 4 měsíce před a nejpozději 2 měsíce po rozvahovém dni. Pokud se inventura provede v jiný než rozvahový den, musí být účetní jednotka schopna doložit stavy od inventury k rozvahovému dni např. provedením tzv. „dorolování“, respektive „odrolování“. Dorolování a odrolování zásob je jednodušeji řešeno doložení veškerých pohybů zásob od data inventury do konce účetní období, respektive od konce účetního období do data inventury.
Jaká jsou pravidla fyzické inventury?
Fyzická inventura zásob by měla mít jasně definované zásady a měla by probíhat v předem stanovených termínech.
Mezi tyto zásady patří:
- Seznámení a proškolení pracovníků
- Stanovení systému kontroly
- Důraz na správnost a kvalitu provedené inventury
V rámci výrobních společností je optimální variantou provádět fyzickou inventuru zásob při zastavené výrobě. V opačném případě je potřeba pohlídat načasování a toky do výroby. Všechny zásady fyzické inventury by měly být zachyceny v účetní směrnici společnosti stejně jako postup při vyhodnocení výsledků inventury a postup, jak se společnost vypořádá s inventarizačními rozdíly.
Jak na samotný průběh kontroly?
Průběh fyzických inventur je různý a vždy záleží na dané společnosti. To se odráží i na samotném přístupu, jak zjistit a přepočítat množství zásob. S technickým pokrokem a automatizací skladů některé společnosti používají čtečky, drony a další nástroje ke zjištění skutečného stavu zásob.
Varianta klasického zaznamenávání na papír znamená export seznamu zásob před samotnou fyzickou inventurou z účetního nebo skladového systému, a to formou takzvaných slepých sestav. Tento postup je klíčový k tomu, aby inventura probíhala řádně, aby se spočítaly veškeré zásoby a aby inventarizační komise předem nevěděla, jaké množství by měla u dané zásoby najít.
Důležité je si uvědomit, že v rámci fyzických inventur zásob se nezjišťuje pouze množství, ale taktéž by společnost měla kontrolovat poškození zásob, expiraci nebo jejich zastaralost. V rámci inventury musí být zinventarizovány všechny zásoby, které má společnost v evidenci.
Na co tedy nezapomenout?
Na zásoby, které jsou uskladněny u dodavatele, v konsignačních skladech, v showroomu a podobně. Naopak, pokud účetní jednotka uskladňuje zásoby třetím osobám a poskytuje konsignační sklad, měly by být tyto zásoby řádně označeny a z fyzické inventury zásob vyjmuty.
Co s výsledkem inventury?
Výsledkem provedené inventury bude inventurní soupis. V návaznosti na fyzickou inventuru zásob je nutné proúčtovat vzniklé inventarizační rozdíly.
Inventarizační rozdíly
Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví.
Pakliže je skutečný stav nižší než stav v účetnictví, společnost zaúčtuje manko. V opačném případě se rozdíl označuje jako přebytek. Dle typu zásob se dále může jednat o rozdíly do normy přirozených úbytků (např. kamenivo, písek, cement apod.), kdy je společnost povinna si stanovit v účetní směrnici normu přirozeného úbytku zásob a následně aplikovat při přepočtu inventarizačního rozdílu. Manko a přebytek zjištěné při inventuře by měly být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizace provádí.
Nezapomínejte ani na opravné položky
Pokud má společnost na skladě zásoby, které budou v následujícím období expirovat nebo již expirovaly a počítá se s jejich likvidací, je nutné vytvořit k těmto zásobám opravnou položku. Postup tvorby účetní opravných položek by měl být rovněž zachycen v účetní směrnici k zásobám, kde by měla být jasně identifkována pravidla pro jejich tvorbu. Stejný postup se využije v případě, že má společnost na skladě zásoby, které jsou specifické, vyrobené pro konkrétního zákazníka, ale zákazník od nákupu odstoupil, a tudíž jsou neprodejné. Společnost by měla naopak posoudit i ty zásoby, které se tváří jako zastaralé, ale pro společnost hodnotu mají a opravná položka by tvořena být neměla.
Závěrem
Téma fyzické inventury zásob je velmi široké a velmi záleží na typu společnosti a druhu ekonomické činnosti. Z našeho pohledu je důležité si fyzickou inventuru zásob správně nastavit a vše, co se zásob týká včetně účtování mank a přebytků, opravných položek k zásobám, jasně stanovit a popsat v účetní směrnici. Díky směrnici bude mít společnost nastaven jasný kontrolní systém, přehled nad zásobami a prováděnými inventurami. Informace ohledně nálezů při inventuře zásob mohou mít významný dopad na fungování společnosti i například na úrovni řízení optimalizace zásob.
Pokud je společnost dobrovolně nebo povinně auditovaná, fyzické inventury zásob se musí účastnit i váš auditor. Auditor dohlíží na průběh inventury, vede si vlastní evidenci k jemu vybranému vzorku zásob. Následně vyhodnotí inventuru ze svého pohledu v návaznosti na přepočet inventarizační komise.
Nejste si jisti, zda jste na fyzickou inventuru zásob připraveni? Rádi vám poskytneme bližší informace, neváhejte se na nás obrátit.
Autoři: Nikola Mallá, Ondřej Klíma
